Luật Công chứng sửa đổi 2026: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng sửa đổi 2026 (số 04/2026/QH16) với nhiều điểm mới quan trọng, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2027. Đây là bước chuyển đổi lớn trong hoạt động công chứng tại Việt Nam, đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, thương mại. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để đáp ứng yêu cầu mới?

Tổng quan về Luật Công chứng sửa đổi 2026

Luật số 04/2026/QH16 được Quốc hội thông qua nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng hiện hành. Văn bản này tập trung vào việc hiện đại hóa quy trình công chứng, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đồng thời đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Theo Điều 2 Luật 04/2026/QH16: "Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2027."

Thời điểm có hiệu lực từ 01/01/2027 cho thấy doanh nghiệp có khoảng thời gian chuẩn bị để điều chỉnh quy trình nội bộ, đào tạo nhân sự và cập nhật hồ sơ pháp lý theo quy định mới.

Những điểm mới quan trọng trong Luật Công chứng sửa đổi 2026

Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài

Một trong những điểm đáng chú ý nhất là Luật sửa đổi, bổ sung khoản 6 Điều 2 về công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài. Điều này mở ra cơ hội cho nguồn nhân lực công chứng viên có trình độ quốc tế, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng tại Việt Nam.

Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Luật mới hướng đến việc cắt giảm các thủ tục không cần thiết, tạo thuận lợi cho tổ chức và cá nhân khi sử dụng dịch vụ công chứng. Điều này phù hợp với xu hướng cải cách hành chính mà Chính phủ đang triển khai thông qua các nghị quyết như Nghị quyết 23/2026/NQ-CP và Nghị quyết 19/2026/NQ-CP về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Tăng cường ứng dụng công nghệ số

Luật khuyến khích việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, bao gồm cả công chứng trực tuyến và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng điện tử. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch trong giao dịch.

Yêu cầu về hồ sơ công chứng đối với doanh nghiệp

Nguyên tắc chung về hồ sơ

Mặc dù Luật Công chứng sửa đổi 2026 đơn giản hóa nhiều thủ tục, nhưng yêu cầu về tính hợp lệ của hồ sơ vẫn được duy trì nghiêm ngặt. Theo quy định chung về chứng thực và công chứng tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các bản sao trong hồ sơ cần được chứng thực hoặc sao y từ bản chính.

Theo Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Người thực hiện dịch phải "Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật."

Danh mục hồ sơ cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị

Khi thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực hoặc sao y bản chính)
• Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật (nếu có thay đổi)
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (đối với giao dịch liên quan đến tài sản)
• Hợp đồng, thỏa thuận cần công chứng (dự thảo đã được soát xét pháp lý)
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện doanh nghiệp

Lưu ý rằng từ 01/01/2027, các yêu cầu cụ thể có thể được điều chỉnh theo hướng dẫn thi hành Luật Công chứng sửa đổi 2026.

Quy trình công chứng theo quy định mới

Các bước thực hiện công chứng

Theo Thông tư 05/2025/TT-BTP hướng dẫn chi tiết Luật Công chứng, quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch bao gồm các bước cơ bản:

1. Tiếp nhận yêu cầu: Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, giấy tờ của các bên
2. Thẩm định: Xác minh năng lực pháp luật, quyền của các bên tham gia giao dịch
3. Tư vấn pháp luật: Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch
4. Thực hiện công chứng: Ghi nhận sự tự nguyện, minh mẫn của các bên
5. Lưu trữ hồ sơ: Cập nhật vào sổ công chứng và cơ sở dữ liệu

Theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (khoản 2): "Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực."

Thời hạn giải quyết

Các quy định về thời hạn giải quyết thủ tục công chứng được duy trì nhằm đảm bảo tính nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, từ 01/01/2027, một số thủ tục có thể được rút ngắn thời gian nhờ ứng dụng công nghệ số.

Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức công chứng

Nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ

Theo Thông tư 05/2025/TT-BTP, công chứng viên có nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ định kỳ. Điều 12 của Thông tư quy định rõ:

"Công chứng viên vi phạm nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật."

Trách nhiệm bồi thường

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được công chứng. Trong trường hợp gây thiệt hại do lỗi của mình, phải bồi thường theo quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước 01/01/2027

Rà soát và cập nhật hồ sơ pháp lý

Doanh nghiệp nên tiến hành:

• Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ doanh nghiệp hiện có
• Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh nếu có thay đổi
• Chuẩn bị bản sao có chứng thực các giấy tờ quan trọng
• Số hóa hồ sơ để thuận tiện cho việc công chứng trực tuyến

Đào tạo và tập huấn cho nhân sự

Bộ phận pháp chế và các cán bộ liên quan cần được cập nhật về:

• Những thay đổi trong Luật Công chứng sửa đổi 2026
• Quy trình công chứng mới, đặc biệt là công chứng trực tuyến
• Yêu cầu về hồ sơ và thủ tục theo quy định mới
• Quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch công chứng

Xây dựng quy trình nội bộ phù hợp

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình chuẩn để:

• Quản lý hồ sơ pháp lý một cách có hệ thống
• Kiểm soát tiến độ các giao dịch cần công chứng
• Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật
• Tối ưu hóa chi phí và thời gian thực hiện công chứng

Tìm hiểu về công chứng trực tuyến

Với xu hướng chuyển đổi số, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu về:

• Các loại giao dịch được phép công chứng trực tuyến
• Yêu cầu kỹ thuật và hạ tầng công nghệ cần thiết
• Quy trình và thủ tục công chứng điện tử
• Tính pháp lý của văn bản được công chứng trực tuyến

So sánh một số điểm thay đổi quan trọng

Nội dung	Trước 01/01/2027	Từ 01/01/2027
Công nhận tương đương nghề công chứng	Chưa có quy định cụ thể	Có quy định rõ ràng theo khoản 6 Điều 2
Ứng dụng công nghệ	Hạn chế	Khuyến khích và tạo điều kiện triển khai
Thủ tục hành chính	Còn nhiều giấy tờ phức tạp	Được đơn giản hóa đáng kể
Cơ sở dữ liệu công chứng	Chưa thống nhất	Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Về thời điểm chuyển tiếp

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các hồ sơ công chứng đã được tiếp nhận trước 01/01/2027 sẽ được giải quyết theo quy định cũ. Do đó, việc lên kế hoạch thời gian thực hiện các giao dịch công chứng cần được tính toán cẩn thận.

Về chi phí công chứng

Mặc dù Luật sửa đổi không trực tiếp điều chỉnh mức phí công chứng, nhưng việc đơn giản hóa thủ tục và ứng dụng công nghệ có thể giúp giảm chi phí gián tiếp như thời gian, nhân lực.

Về lựa chọn tổ chức công chứng

Doanh nghiệp nên lựa chọn tổ chức công chứng uy tín, có năng lực chuyên môn cao và trang bị hạ tầng công nghệ phù hợp để đáp ứng yêu cầu mới từ 01/01/2027.

Vai trò của luật sư tư vấn doanh nghiệp

Trong bối cảnh Luật Công chứng sửa đổi 2026 có nhiều thay đổi, vai trò của luật sư tư vấn doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Luật sư không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định mới mà còn hỗ trợ:

• Soát xét, hoàn thiện hồ sơ pháp lý trước khi công chứng
• Tư vấn về quyền và nghĩa vụ trong các giao dịch cần công chứng
• Đại diện doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công chứng
• Xử lý các tranh chấp phát sinh liên quan đến công chứng
• Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ pháp lý nội bộ

A&D Law Firm — với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp tại Việt Nam — sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc chuẩn bị và thích ứng với các quy định mới của Luật Công chứng sửa đổi 2026. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện từ rà soát hồ sơ, xây dựng quy trình nội bộ, đến đại diện thực hiện công chứng và xử lý tranh chấp.

Để được tư vấn chi tiết về cách chuẩn bị cho doanh nghiệp trước khi Luật Công chứng sửa đổi 2026 có hiệu lực, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ A&D Law Firm qua website hoặc hotline để được hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp.

Bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, cung cấp thông tin pháp lý tổng quát về Luật Công chứng sửa đổi 2026. Nội dung không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chuyên nghiệp dành cho từng trường hợp cụ thể của doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết phù hợp với tình hình thực tế, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ luật sư có chuyên môn để được hỗ trợ.