Ký hợp đồng lao động đúng quy định 2026: hướng dẫn

Ký kết hợp đồng lao động đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng lao động và người lao động tại Việt Nam. Một hợp đồng lao động được thực hiện đúng pháp luật không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giúp người sử dụng lao động tránh những rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về các loại hợp đồng, nội dung bắt buộc, hình thức ký kết và những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp, người sử dụng lao động cần biết. Bài viết áp dụng theo pháp luật lao động hiện hành.

Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) và các Nghị định hướng dẫn thi hành.

Các loại hợp đồng lao động theo quy định hiện hành

Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong hai loại sau đây:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Đây là loại hợp đồng mà trong đó hai bên (người sử dụng lao động và người lao động) không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Loại hợp đồng này được coi là dạng hợp đồng lâu dài và ổn định, thường được ký kết khi người sử dụng lao động có nhu cầu sử dụng lao động lâu dài để thực hiện công việc thường xuyên.

Hợp đồng lao động xác định thời hạn

Hợp đồng này được giao kết khi hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực. Theo Bộ luật Lao động, thời hạn của hợp đồng xác định không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực. Loại hợp đồng này phù hợp với các công việc có tính chất tạm thời, theo dự án hoặc theo mùa.

Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới trong vòng 30 ngày. Nếu hết 30 ngày không ký hợp đồng mới, hợp đồng cũ sẽ tự động trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Hình thức ký kết hợp đồng lao động đúng quy định

Hình thức ký kết là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý. Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản — người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Ngoài hình thức giấy truyền thống, pháp luật Việt Nam cũng thừa nhận hợp đồng ký kết dưới dạng điện tử. Theo quy định mới, hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, và sẽ có giá trị như hợp đồng bằng văn bản truyền thống.

Bên cạnh đó, hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ một số trường hợp theo quy định pháp luật như hợp đồng do người lao động được ủy quyền giao kết thay cho nhóm người lao động làm công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, hợp đồng với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó và hợp đồng với người lao động là người giúp việc gia đình.

Nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng lao động

Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng bên phía người sử dụng lao động

• Thông tin cá nhân của người lao động: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu

• Công việc và địa điểm làm việc

• Thời hạn của hợp đồng lao động

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác

• Chế độ nâng bậc, nâng lương

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

• Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động

• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp

• Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề

Tất cả những nội dung này đều bắt buộc phải có và được thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên để tránh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi ký hợp đồng

Khi ký kết hợp đồng lao động, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Bộ luật Lao động yêu cầu người sử dụng lao động phải thực hiện trách nhiệm của mình, có thể kể đến như:

• Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động và phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội

• Đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật

• Lập hồ sơ để người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội và những chế độ khác

• Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

• Trang bị bảo hộ lao động và bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc theo quy định pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động

Những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng lao động

Để tránh những sai sót và rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

Không được sửa đổi thời hạn hợp đồng qua phụ lục

Theo Bộ luật Lao động 2019, khi lập phụ lục hợp đồng lao động để sửa đổi, bổ sung một số điều khoản, hai bên KHÔNG được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Phụ lục chỉ dùng để chi tiết hoặc bổ sung các nội dung khác mà không thay đổi bản chất hợp đồng.

Đảm bảo thẩm quyền ký kết của hai bên

Hợp đồng phải được ký bởi những người có đủ thẩm quyền — người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp bên phía người sử dụng lao động và bản thân người lao động bên kia, trừ trường hợp công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động.

Giữ lại đầy đủ hồ sơ liên quan

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ và an toàn các hợp đồng, phụ lục, các giáy tờ liên quan để làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp lao động hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Cập nhật hợp đồng khi có thay đổi điều kiện làm việc

Nếu có thay đổi về công việc, địa điểm, lương, chế độ làm việc, hai bên nên lập phụ lục bổ sung hoặc ký hợp đồng mới để ghi nhận những thay đổi này, tránh tranh chấp sau này.

Điều chỉnh hợp đồng lao động khi hết thời hạn

Khi hợp đồng xác định thời hạn sắp hết hạn, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị để ký kết hợp đồng mới nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động. Cần lưu ý rằng:

• Phải ký kết hợp đồng mới trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng cũ hết hạn

• Nếu ký hợp đồng xác định thời hạn tiếp theo, chỉ được ký thêm 01 lần nữa. Sau đó, nếu vẫn cần sử dụng người lao động phải ký hợp đồng không xác định thời hạn

• Trong thời gian chưa ký hợp đồng mới (nếu chậm), quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên vẫn được thực hiện theo hợp đồng cũ

Việc nắm rõ các quy định về ký hợp đồng lao động đúng quy định là điều không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. A&D Law Firm — tư vấn pháp lý doanh nghiệp tại Việt Nam — sẵn sàng hỗ trợ bạn soạn thảo, soát xét các hợp đồng lao động phù hợp với quy định hiện hành, giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tạo lập mối quan hệ lao động ổn định, lâu dài.

Hỗ trợ pháp lý về hợp đồng lao động từ A&D Law Firm

Việc soạn thảo và giao kết hợp đồng lao động đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, phòng ngừa tranh chấp lao động và tránh các vi phạm có thể dẫn đến xử phạt.

Tham khảo dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và pháp lý cho doanh nghiệp trong khu công nghiệp của A&D Law Firm. Liên hệ A&D Law Firm hoặc gọi hotline 0896868989 để được luật sư tư vấn trực tiếp.

Khuyến cáo: Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo chung về các quy định pháp luật liên quan đến giao kết hợp đồng lao động tại thời điểm đăng tải, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi, doanh nghiệp nên liên hệ với các luật sư chuyên môn của A&D Law Firm để được tư vấn chi tiết, chính xác và phù hợp với tình huống thực tế.