Fire Safety Documentation for Facilities: What is needed?

Some Causes of Fires and Explosions

Fires and explosions can occur due to various reasons, such as:

• Electrical sources: Malfunctions in the electrical system like wire leaks or excessively high voltage; using too many electrical devices on a single power supply can cause overload and overheating of wires, leading to fires and explosions.
• Heat sources: Common causes include contact with heat sources such as flames, stoves, welding fires, or heat-generating equipment; self-heating chemical processes can lead to overheating and explosions. For example, prolonged self-oxidation processes can lead to explosions.
• Chemical causes: Unsafe and improper combinations of chemicals; improper storage and use of hazardous chemicals.
• Mechanical causes: Mechanical failures in equipment and machinery; intrusion of foreign objects into devices or systems can cause malfunctions leading to fires and explosions.
• Human causes: Non-compliance with safety regulations and rules, both in equipment use and chemical management, can cause fires and explosions; improper equipment use or unsafe chemical handling.
• Natural causes: Natural incidents such as lightning strikes can cause fires and explosions, especially in high-risk areas.
• Gas and oil causes: Gas leaks in gas pipeline systems or at gas facilities; high pressure and temperature in oil storage facilities can lead to fires and explosions.

Fire and explosion incidents can occur due to various reasons, and even a minor oversight can cause significant impacts on humans and property. Therefore, laws are increasingly stringent and meticulous in requirements for ensuring FPCW, with the goal of preventing fires and explosions effectively, including in terms of fire safety documentation.

What Documentation is Required for Managing and Monitoring FPCW Activities at Facilities?

Fire safety documentation and monitoring of FPCW activities are essential documents for the competent authorities to partly inspect and monitor a facility’s compliance with FPCW. This article from A&D Law Firm only mentions the basic requirements for fire safety documentation that some facilities need, depending on the specific nature of the facility (depending on conditions such as area, volume, business sector, operational nature, etc.), there may be additional legal requirements for documentation:

1. Regulations, directives, and guidance documents on fire prevention and firefighting; decisions on assigning responsibilities, tasks in carrying out FPCW activities of the facility (if any).
2. Certificate of approval of design, approval documents of design (if any); approval document of PCCC test results for works specified in the appendix V issued together with Decree No. 136/2020/ND-CP.
3. Copies of the overall layout drawings showing traffic, firefighting water sources, functional arrangement of items, technological lines in the facility that have been approved by the competent authority (if any);
4. Decision on establishment, list of facility firefighting teams, specialized firefighting teams (if any);
5. Decision on granting certificates of professional training on PCCC and rescue or a copy of certificates of professional training on PCCC and rescue issued by the competent Police agency;
6. Approved fire fighting plan of the facility; plan, report on organizing practice of fire fighting plan;
7. Safety inspection records on PCCC by authorized agencies, persons; documents recording the results of self-inspection of PCCC safety of the facility; report on the results of periodic safety inspection of PCCC every 06 months by the head of the facility (if required to report); report when there are changes in PCCC safety conditions (if any); recommendation document on PCCC work, violation minutes, decision on administrative violation handling regarding PCCC, decision on temporary suspension, decision on suspension of activities, decision on restoration of activities by the competent authority (if any);
8. Fire, explosion incident reports (if any); notification of the investigation conclusion of the fire cause by the competent authority (if any);
9. Documents recording the results of grounding resistance inspection against lightning, inspection of systems, equipment, and pressure-resistant pipelines as prescribed (if any);
10. Certificate of eligibility for PCCC service business (if it is a PCCC service business);
11. Mandatory fire insurance certificate for facilities specified in the appendix II issued together with Decree No. 136/2020/ND-CP.

Additionally, during operations, there will be additional documentation such as:

• Firefighting plan and documentation: The firefighting plan contains detailed information on firefighting measures and procedures, including how to use firefighting equipment, organize drills, and conduct fire drills.
• Firefighting drawings: Schematic drawings of the location of firefighting systems, emergency exit locations, and emergency safety devices.
• Rules for electrical use at the facility;
• Documentation of firefighting equipment inspection; status of existing firefighting equipment;
• Emergency contact list of facilities: List of emergency contact agencies and locations such as firefighting and rescue police, nearest hospitals;
• Contact information for PCCC management: Information about the person responsible for managing the PCCC system at the facility (name, phone number, and email address);
• PCCC training monitoring documentation: List of employees trained in PCCC, including course expiration dates and basic knowledge of PCCC.

Fire safety documentation and monitoring of FPCW activities are essential foundations to ensure safety and readiness in fire and firefighting situations. From families, businesses, schools, hospitals to agencies and organizations, maintaining fire safety documentation and establishing firefighting activities according to the documentation set forth is an important matter that cannot be overlooked. Additionally, an effective FPCW system also plays a crucial role in controlling and extinguishing fire and explosion incidents.

To be well-prepared in handling fire and explosion situations safely and effectively, complying with FPCW activities according to legal regulations, customers should contact A&D Law Firm today for advice and fire safety documentation for the most comprehensive and secure facilities.

[The content is for reference only, readers should not use it as a document/basis for reference in litigation.]

Cháy nổ có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, như:

• Nguồn điện: Sự cố trong hệ thống điện như rò rỉ dây điện hoặc điện áp quá cao; Sử dụng quá nhiều thiết bị điện tại một nguồn cung cấp điện có thể gây quá tải và làm nóng dây điện, gây cháy nổ.
• Nguồn nhiệt: Một nguyên nhân phổ biến là sự tiếp xúc với nguồn nhiệt như lửa, lửa nồi, lửa hàn, hoặc các thiết bị tạo nhiệt; Các quá trình hóa học tự phát nhiệt có thể dẫn đến sự gia nhiệt và cháy nổ. Ví dụ, quá trình oxy hóa tự phát trong khoảng thời gian dài có thể dẫn đến cháy nổ.
• Nguyên nhân hóa học: Sự kết hợp các hóa chất không an toàn và phù hợp; Lưu trữ và sử dụng hoá chất nguy hiểm không đúng cách.
• Nguyên nhân cơ học: Sự cố cơ học trong thiết bị và máy móc; Sự xâm nhập của các vật thể ngoại lai vào các thiết bị hoặc hệ thống có thể gây sự cố dẫn đến cháy nổ.
• Nguyên nhân con người: Việc không tuân thủ các quy định và quy tắc an toàn, cả trong việc sử dụng thiết bị và quản lý hóa chất, có thể gây ra cháy nổ; Việc sử dụng thiết bị không đúng cách hoặc xử lý hoá chất không an toàn.
• Nguyên nhân tự nhiên: Sự cố do tự nhiên như sét đánh có thể gây ra cháy nổ, đặc biệt là trong các khu vực có rủi ro cao.
• Nguyên nhân khí đốt và dầu khí: Rò rỉ khí đốt trong các hệ thống dẫn khí hoặc ở các cơ sở khí đốt; Áp suất và nhiệt độ quá cao trong các cơ sở lưu trữ dầu khí có thể dẫn đến cháy nổ.

Sự cố cháy nổ có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, thậm chí chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể gây cháy nổ và ảnh hưởng lớn đến con người và tài sản, do đó pháp luật quy định ngày càng nghiêm khắc và kỹ lưỡng trong các yêu cầu về đảm bảo công tác PCCC, với mục tiêu phòng ngừa cháy nổ một cách hiệu quả nhất, trong đó bao gồm cả về hồ sơ PCCC.

Hồ Sơ Quản Lý, Theo Dõi Hoạt Động PCCC Của Cơ Sở Cần Những Gì?

Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC là một trong những tài liệu để Cơ quan có thẩm quyền thông qua đó một phần kiểm tra và theo dõi sự tuân thủ của cơ sở trong công tác PCCC. Bài viết này A&D Law Firm chỉ đề cập giới hạn về yêu cầu hồ sơ PCCC cơ bản cần có tại một số cơ sở, tùy theo loại hình cụ thể của cơ sở (phụ thuộc vào các điều kiện như diện tích, khối tích, ngành nghề kinh doanh, tính chất hoạt động…) mà sẽ có thêm những yêu cầu luật định khác về hồ sơ:

• Nội quy, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về phòng cháy và chữa cháy; quyết định phân công chức trách, nhiệm vụ trong thực hiện công tác PCCC của cơ sở (nếu có)
• Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế, văn bản thẩm duyệt thiết kế (nếu có); văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC đối với công trình thuộc danh mục quy định tại Phụ lục Vban hành kèm theo Nghị định số 136/2020/NĐ-CP;
• Bản sao bản vẽ tổng mặt bằng thể hiện giao thông, nguồn nước phục vụ chữa cháy, bố trí công năng của các hạng mục, dây chuyền công nghệ trong cơ sở đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (nếu có);
• Quyết định thành lập, danh sách đội PCCC cơ sở, đội PCCC chuyên ngành (nếu có);
• Quyết định cấp chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ về PCCC và cứu nạn, cứu hộ hoặc bản sao chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ về PCCC và cứu nạn, cứu hộ do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp;
• Phương án chữa cháy của cơ sở được cấp có thẩm quyền phê duyệt; kế hoạch, báo cáo kết quả tổ chức thực tập phương án chữa cháy;
• Biên bản kiểm tra an toàn về PCCC của cơ quan, người có thẩm quyền; tài liệu ghi nhận kết quả tự kiểm tra an toàn về PCCC của cơ sở; báo cáo kết quả kiểm tra an toàn về PCCC định kỳ 06 tháng của người đứng đầu cơ sở (nếu thuộc trường hợp phải báo cáo); báo cáo khi có thay đổi về điều kiện an toàn PCCC (nếu có); văn bản kiến nghị về công tác PCCC, biên bản vi phạm, quyết định xử lý vi phạm hành chính về PCCC, quyết định tạm đình chỉ, quyết định đình chỉ hoạt động, quyết định phục hồi hoạt động của cơ quan có thẩm quyền (nếu có);
• Báo cáo vụ cháy, nổ (nếu có); thông báo kết luận điều tra nguyên nhân vụ cháy của cơ quan có thẩm quyền (nếu có);
• Tài liệu ghi nhận kết quả kiểm tra điện trở nối đất chống sét, kiểm định hệ thống, thiết bị, đường ống chịu áp lực theo quy định (nếu có);
• Giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ PCCC (nếu là cơ sở kinh doanh dịch vụ PCCC);
• Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với cơ sở thuộc danh mục quy định tại Phụ lục IIban hành kèm theo Nghị định số 136/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, trong quá trình hoạt động sẽ có thêm một số hồ sơ như:

• Kế hoạch và Hồ sơ diễn tập phương án PCCC: Kế hoạch PCCC chứa các thông tin chi tiết như về các biện pháp và quy trình phòng cháy chữa cháy, bao gồm cách sử dụng thiết bị chữa cháy, cách tổ chức tập trận và cuộc diễn tập về PCCC;
• Bản vẽ PCCC: Bản vẽ sơ đồ vị trí hệ thống chữa cháy, vị trí cửa thoát hiểm, và các thiết bị an toàn khẩn cấp;
• Nội quy sử dụng điện tại cơ sở;
• Hồ sơ kiểm định thiết bị PCCC; tình trạng các trang thiết bị PCCC hiện hữu;
• Danh sách cơ sở liên hệ khẩn cấp: Danh sách các cơ quan và địa điểm liên hệ khẩn cấp như cảnh sát PCCC&CNCH, bệnh viện gần nhất;
• Thông tin liên hệ quản lý PCCC: Thông tin về người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống PCCC tại cơ sở (tên, số điện thoại và địa chỉ email);
• Hồ sơ theo dõi đào tạo PCCC: Danh sách nhân viên đã được đào tạo về PCCC, bao gồm ngày hết hạn của khóa học và kiến thức cơ bản về PCCC.

Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC là nền tảng quan trọng để đảm bảo sự an toàn và sẵn sàng trong tình huống cháy chữa cháy.  Từ gia đình, cơ sở kinh doanh, trường học, bệnh viện đến các cơ quan và tổ chức, việc duy trì hồ sơ PCCC, thiết lập các hoạt động PCCC theo hồ sơ đã đặt ra là điều quan trọng không thể bỏ qua. Ngoài ra, hệ thống PCCC hiệu quả cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và dập tắt sự cố cháy nổ.

Để chuẩn bị tốt trong việc xử lý tình huống cháy nổ một cách an toàn và hiệu quả, tuân thủ hoạt động PCCC theo quy định pháp luật, Quý khách hàng hãy liên hệ với A&D Law Firm ngay hôm nay để được tư vấn và trang bị hồ sơ PCCC cho cơ sở đầy đủ và đảm bảo nhất.

[Nội dung chỉ có giá trị tham khảo, người đọc không sử dụng để làm tài liệu/căn cứ dẫn chiếu trong tố tụng].