Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có xu hướng lựa chọn xây dựng đội ngũ pháp lý nội bộ (in-house legal team) thay vì phải phân bổ chi phí lớn để thành lập và duy trì một phòng pháp chế độc lập. Tuy nhiên, do đội ngũ pháp lý nội bộ thường bao gồm các nhân sự không trực tiếp thuộc quyền quản lý điều hành của doanh nghiệp, việc thiết lập và duy trì đội ngũ này cũng có thể tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Bên cạnh đó, nếu không có sự điều chỉnh, quản lý và vận hành phù hợp, việc duy trì đội ngũ pháp lý nội bộ còn có thể gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Do đó, thông qua bài viết này, Công ty Luật A&D sẽ cung cấp tới Quý độc giả bài phân tích với chủ đề: “Cách thành lập đội ngũ pháp lý nội bộ hiệu quả cho tổ chức của bạn”.
Các bước xây dựng đội ngũ pháp lý nội bộ hiệu quả cho tổ chức của bạn
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng
Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh và đặc thù ngành nghề, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau đối với các dịch vụ pháp lý do đội ngũ pháp lý nội bộ cung cấp. Tuỳ thuộc vào tính chất từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp sẽ lựa chọn các mảng pháp lý cần sự hỗ trợ từ luật sư nội bộ. Để xác định các lĩnh vực cần thiết, doanh nghiệp có thể thiết lập các tiêu chí đánh giá, như sau:
Thông qua việc xác định các tiêu chí tổng quát nêu trên, doanh nghiệp sẽ làm rõ được nhu cầu sử dụng đội ngũ pháp lý nội bộ và tối ưu hoá được chi phí liên quan một cách hiệu quả.
Bước 2: Nghiên cứu thị trường dịch vụ pháp lý nội bộ tại các Hãng luật uy tín
Trước khi thành lập đội ngũ pháp lý nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp, việc nghiên cứu thị trường dịch vụ pháp lý nội bộ tại các hãng luật uy tín là bước vô cùng quan trọng. Điều này giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình thị trường hiện tại và có thêm thông tin cần thiết để xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp. Hiện nay, các hãng luật cung cấp đa dạng dịch vụ pháp lý nội bộ với nhiều lĩnh vực và mức phí khác nhau. Điều này cho phép doanh nghiệp so sánh và lựa chọn giữa các mức giá dịch vụ khác nhau tương ứng với các lĩnh vực pháp lý mà họ cần hỗ trợ. Doanh nghiệp nên chủ động tham khảo mức phí của nhiều hãng luật uy tín để có cơ sở so sánh về chi phí dịch vụ, chất lượng dịch vụ và phạm vi công việc của từng đơn vị trước khi đưa ra quyết định lựa chọn. Doanh nghiệp cũng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ pháp lý của các hãng luật thông quan việc tham khảo bài viết chuyên ngành, tạp chí pháp lý hoặc tìm kiếm phản hồi từ các doanh nghiệp đã từng sử dụng dịch vụ, từ đó đưa ra được lựa chọn các dịch vụ pháp lý phù hợp do những luật sư uy tín và có chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng.
Bước 3: Xác định ngân sách sử dụng cho dịch vụ pháp lý nội bộ
Để xây dựng đội ngũ pháp lý nội bộ hiệu quả cho tổ chức của bạn, việc xác định ngân sách sử dụng dịch vụ pháp lý nội bộ là bước quan trọng nhằm bảo đảm hiệu quả trong quá trình triển khai. Căn cứ vào năng lực tài chính, doanh nghiệp cần thiết lập một mức ngân sách cụ thể cho việc sử dụng các dịch vụ pháp lý nội bộ. Việc này giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh tình trạng chi vượt ngân sách gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác. Việc xác định rõ ngân sách và quỹ dự phòng cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp về số lượng, chất lượng và lĩnh vực pháp lý mà đội ngũ luật sư nội bộ sẽ tham gia hỗ trợ cho doanh nghiệp.
Bước 4: Thiết lập cơ chế giám sát công việc và hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả làm việc của luật sư nội bộ
Tính chất của dịch vụ pháp lý có sự khác biệt đáng kể so với các lĩnh vực khác như kế toán, kỹ thuật, ngân hàng… Do đó, việc đánh giá kết quả làm việc của đội ngũ pháp lý nội bộ thường mang tính phức tạp và đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế giám sát công việc chi tiết, chẳng hạn như ghi nhận cụ thể hoạt động, tiến độ và kết quả của từng dự án hoặc vụ việc, hoặc thiết lập hệ thống tiêu chí riêng đối với các dịch vụ pháp lý được cung cấp thường xuyên bởi luật sư nội bộ, …. Bên cạnh đó, khi ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý các điều khoản liên quan đến phạm vi công việc, thời hạn hoàn thành, các nhiệm vụ ngoài phạm vi dịch vụ và điều kiện xác định việc hoàn thành công việc để đảm bảo theo dõi và nắm bắt được công việc mà luật sư nội bộ đang thực hiện, từ đó có thể đánh giá kết quả làm việc của luật sư nội bộ.
Một số lưu ý đối với doanh nghiệp khi vận hành đội ngũ pháp lý nội bộ
Thông qua việc tuân thủ các bước nêu trên và lưu ý các vấn đề liên quan, doanh nghiệp có thể xây dựng và vận hành đội ngũ pháp lý nội bộ một cách hiệu quả, qua đó góp phần nâng cao năng lực pháp lý và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Lưu ý: Nội dung trong bài viết này chỉ mang tính chất cung cấp thông tin tham khảo và không được xem là ý kiến tư vấn pháp lý. Để được tư vấn pháp lý cụ thể, Quý khách vui lòng liên hệ với luật sư có đủ điều kiện hành nghề.
